Năm 2004, Gmail đã có một bước đột phá lớn với việc sử dụng hộp thư
điện tử trên nền tảng web. Việc check mail trở nên nhanh hơn, giao diện
dễ sử dụng hơn, và người dùng được hòm thư với dung lượng lưu trữ 1Gb.
Đến nay, dung lượng lưu trữ cho phép đã lên gấp 10 lần, và số người sử
dụng Gmail đã lên đến con số hàng triệu người trên khắp thế giới.
Nhưng thực tế, ngay cả khi bạn sử dụng Gmail hàng ngày, vẫn check
mail đều đặn, bạn có thể vẫn chưa sử dụng hết những tính năng của nó.
Với những mẹo dưới đây, bạn có thể hoàn toàn làm chủ gmail theo cách của
bạn.
1. Sử dụng bộ lọc - Filters
Quản lý hộp thư đến không hề dễ dàng, nhưng Gmail đã có sẵn công cụ
hỗ trợ bạn. Bạn có thể sử dụng bộ lọc trong khi tìm kiếm, ví dụ hãy gõ
vào thanh search “from:Facebook”, sau đó tạo bộ lọc để đánh dấu những
thư được gửi đến từ Facebook thành những thư đã được đọc rồi (read – giả
sử như bạn không muốn đọc những email thông báo từ Facebook). Hoặc tạo
một bộ lọc cho những email được gửi đến từ người yêu của bạn, đánh dấu
chúng là những thư quan trọng để đảm bảo bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ
những email này. Sử dụng bộ lọc giúp bạn không bao giờ quên những email
quan trọng và xoá bỏ những email không mong muốn.
2. Tận dụng chức năng tìm kiếm
Google là một công cụ tìm kiếm tuyệt vời. Và điều này cũng đúng với
Gmail. Chức năng tìm kiếm của Gmail tương tác rất tốt với người dùng:
hãy nhấn vào mũi tên ở phía bên phải khung tìm kiếm, bạn sẽ thấy được
nhiều lựa chọn tìm kiếm hơn. Bạn có thể tìm kiếm những email có file
đính kèm, hay sử dụng chức năng này để xoá những email không cần thiết,
giúp bạn có thêm bộ nhớ.
Nếu bạn muốn thực hiện lệnh tìm kiếm cụ thể hơn, ví dụ như tìm
những email gửi trong ngày sinh nhật năm ngoái, hay vào bất kì năm nào,
chức năng tìm kiếm cũng sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ của nó. Tất nhiên,
hiệu quả của việc tìm kiếm còn phụ thuộc vào số lượng email bạn nhận
được hôm đó, cũng như số email tự động chúc mừng sinh nhật được gửi từ
những diễn đàn bạn đăng kí.
3. Chia nhỏ hộp thư đến
Trong trang Gmail Settings, ở thẻ Inbox, bạn có thể tuỳ chỉnh cách
sắp xếp email trong hộp thư đến và sử dụng tính năng Priority Inbox chỉ
có ở Gmail. Còn nữa. Ở thẻ Labs bạn có thể tìm thấy rất nhiều chức năng
kèm theo giúp bạn tuỳ biến hòm thư của mình, ví dụ như chức năng
Multiple Inboxes. Nhưng hãy nhớ: bạn chỉ có thể sử dụng Multiple Inboxes
khi bạn tắt chức năng Priority Inbox.
Ở phía bên trái mỗi email, bạn có thể đánh dấu và lựa chọn đánh dấu
sao – starred, đánh dấu là chưa đọc – unread hay đánh dấu email quan
trọng – important, để rồi về sau bạn có thể dùng chức năng tìm kiếm tìm
lại chúng dễ dàng qua các cú pháp “is:starred”, “is:unread” và
“is:important”.
4. Ghép với các dịch vụ email khác
Nếu bạn thường xuyên sử dụng tài khoản Yahoo hoặc Hotmail, nay lại
muốn chuyển sang Gmail, bạn hoàn toàn có thể chuyển các email từ các
dịch vụ khác về hòm thư Gmail. Bạn có thể tìm thấy lựa chọn này trong
thẻ Accounts and Import ở trang Settings, các bước thực hiện rất đơn
giản, và bạn hoàn toàn có thể sắp xếp các thư đó như bình thường. Ngoài
ra, đây cũng là lựa chọn tốt nếu bạn muốn sao lưu các email quan trọng
từ một hòm thư nào đó vào hòm thư Gmail.
5. Đánh dấu sao
Các lựa chọn về việc đánh dấu sao được hiển thị trong thẻ General ở
trang Settings. Có tới 12 loại sao và kí tự có thể sử dụng, trong khi
mặc định chỉ có một loại kí tự là dấu sao màu vàng.
Bạn có thể đánh dấu các email theo các biểu tượng khác nhau để phân
biệt các email công việc hay email gia đình, để đánh dấu những email
quan trọng... Mỗi loại kí tự hay dấu sao đều có cấu trúc tìm kiếm riêng,
ví dụ lệnh “has:green-star” sẽ giúp bạn tìm những email nào được đánh
dấu bằng ngôi sao màu xanh lá.
6. Sử dụng các nhãn – labels.
Nhãn – labels – là một trong những chức năng tốt nhất của Gmail. Sử
dụng nhãn giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm các email nhanh hơn và dễ dàng
hơn. Hãy thử dùng và bạn sẽ thấy ngay lợi ích của nó.
Hãy nhớ rằng, các bộ lọc – filters – có thể gắn nhãn vào các email
theo ý bạn. Ngoài ra bạn có thể sử dụng chức năng này để xoá các email
cũ không cần thiết đã được gắn nhãn, ví dụ như lệnh “label:newsletter
before:2011/11/16” giúp bạn tìm kiếm các email dán nhãn newsletter được
gửi tới trước ngày 16/11/2011, và rồi việc còn lại chỉ là chọn và xoá.
7. Tăng hiệu quả hoạt động với Gmail
Hiện tại có rất nhiều phần mềm của các hãng thứ ba và các extension
mở rộng giúp tăng thêm hiểu quả và khả năng hoạt động của Gmail. Ví dụ,
Rapportive có thể thêm thông tin người dùng từ Facebook, LinkedIn và
Twitter vào danh sách liên lạc contact của bạn. Ứng dụng này nhanh,
mượt, giống như là một chức năng vốn có của Gmail vậy. Một công cụ của
hãng thứ ba khác, rất nổi tiếng, là Boomerang, giúp bạn hẹn thời gian
gửi mail và nhắc nhở bạn về những email quan trọng nếu bạn quên không
trả lời.
8. Điều chỉnh mật độ hiển thị email
Bạn không thích có quá nhiều khoảng trống giữa các email trong danh
sách, vậy hãy tìm trong phần settings, sẽ có lựa chọn cho bạn điều
chỉnh về mật độ, số lượng thư hiển thị trên một trang.
9. Hẹn giờ gửi mail
Đôi khi, bạn không muốn gửi ngay một email nào đó, nhưng bạn lại sợ
mình sẽ quên mất. Hãy nhấn vào nút Send later bên trên cửa sổ soạn tin
và chọn thời gian thích hợp.
10. Hãy thực hành tốt những kỹ năng cơ bản
Nếu bạn muốn thực sự làm chủ Gmail, hãy làm thuần thục những chức
năng cơ bản của Gmail. Hãy nhớ bên trên cửa sổ soạn thư có một loạt các
icon tiện ích, thử nhấn vào icon Link, bạn có thể chèn bất kì một link
nào đó vào mail; ngoài ra, có một mẹo khác ở đây: bạn cũng có thể chèn
link của một email khác vào email cần gửi.
Và cuối cùng, một thủ thuật đơn giản nhưng ít người để ý. Nếu bạn
muốn tìm những email gửi từ một địa chỉ nào đó, hãy đánh vào ô tìm kiếm
cú pháp “from:diachiemail@gmail.com”.